Konečně GS1 Activate!

Nástroj uživateli poskytuje jasný přehled o přidělených identifikačních číslech. Pracovníci firmy vždy bezpečně zjistí, kolik mají ještě k dispozici GTIN. Odpadá riziko, že omylem přidělí čísla z rozsahu jiných uživatelů. Nástroj jim poskytuje okamžitý přehled o tom, která čísla byla již přidělena konkrétním výrobkům. Aplikace eviduje rovněž data změn v záznamech k přidělenému GTIN (např. změna statusu, popisku, přidání obrázku aj.).

Zaměstnanci firem odpovědní za identifikaci produktů a vedení číselníků již nemusejí ztrácet čas studiem struktury GTIN. V minulosti museli uživatelé vkládat GCP (GS1 Company Prefix) a číslo výrobku do kalkulátoru kontrolních číslic. Manuální zadávání čísel s sebou neslo riziko chybovosti. Dnes si jedním klikem vygenerují identifikační číslo GTIN a k němu rovnou čárový kód EAN-13. K GTIN zadávají základní sadu produktových dat.

Uživatelé si v GS1 Activate jednoduše vytvářejí čárové kódy EAN-13 k jejich okamžitému použití. Vygenerovaný čárový kód může uživatel nechat vytisknout a aplikovat na výrobek. Grafický soubor plně odpovídá požadavkům na kvalitu a čitelnost jak při realizaci na obal produktu, tak pro tisk etikety. Je však potřeba mít na paměti, že je nutné dodržet doporučené rozměry a vyvarovat se jakýchkoli deformací symbolu stejně jako jeho nevhodného umístění na obal! Za správnou aplikaci datového nosiče nese odpovědnost pouze uživatel.

Čísla GLN nezbytná pro EDI komunikaci a nově také pro uspokojení požadavků různých trhů (např. ruského, kde tamní obchodní partneři začali v letošním roce požadovat GLN jako povinný údaj) uživatelé vytvářejí stejně pohodlně jako čísla GTIN.

Webový nástroj, který GS1 Czech Republic nabízí, vznikl ve spolupráci s dalšími třemi národními organizacemi GS1. Jeho předností je jednoduché intuitivní ovládání. Na jednom místě nabízí všechny potřebné funkcionality pro správu portfolia čísel GTIN a GLN. Pojďme se na ně podívat blíže.

Předpokládejme, že jsme začínající výrobní firma s několika produkty, které potřebujeme označit čárovými kódy. První, co musíme udělat, je vytvořit pro produkt číslo GTIN, které jej bude jednoznačně identifikovat. Od GS1 Czech Republic máme přidělený GS1 Company Prefix a k němu příslušný číselný rozsah. Náš GCP a velikost rozsahu v aplikaci okamžitě vidíme. GTIN vytvoříme jedním kliknutím, můžeme si ho zkopírovat do schránky a pak vložit, kam potřebujeme. Na stejném místě následně vložíme příslušná produktová data.

Vyžadované atributy produktových dat jsou následující: Globální klasifikace produktu (GCP) slouží k zařazení produktu do přednastavených kategorií; Kód úrovně balení určuje hierarchii balení; v dalším poli zadáváme, zda je položka spotřebitelskou jednotkou (určenou pro koncového zákazníka). Atribut Obchodní značka neboli brand nevybíráme z přednastavené nabídky, ale vypisujeme ručně; Dlouhý název produktu popisuje konkrétní výrobek. Řádek Čisté množství slouží pro vyjádření množství a měrné jednotky; Status indikuje, v jaké fázi zaevidování se náš produkt nachází (např. rozpracovaný). Posledním povinným atributem je Země prodeje. Přednastavená hodnota je Česká republika; tuto hodnotu můžeme změnit, příp. přidat další trhy.

Stránka obsahuje ještě dvě nepovinná pole, Dodatečná identifikace produktu a Obrázek. První je např. interní číslo produktu používané v informačním systému dodavatele. Vkládaný obrázek by měl splňovat minimální požadavky na kvalitu a zobrazovat pouze popisovaný produkt na kontrastním pozadí.

Vytvoření GTIN a vyplnění produktových dat jsme úspěšně dokončili. K produktu si kdykoliv můžeme stáhnout vzorový lineární čárový kód, což lze provést v kartě produktu nebo v seznamu vlastních produktů.

Každé společnosti, která se registruje u GS1, je automaticky přiděleno primární Globální lokalizační číslo (GLN). Třináctimístná sekvence definuje firmu jako subjekt a v elektronické komunikaci EDI se používá pro její identifikaci. GLN má třináct pozic, kdy na začátku je GS1 Company Prefix. Toto primární GLN je vždy vázané na IČ společnosti. Někdy je však potřeba v rámci firmy identifikovat nižší organizační jednotky nebo další provozovny (např. sklady, pobočky apod.). K tomu slouží tzv. sekundární GLN čísla. Firma si je může generovat sama ze svého číselného rozsahu, podobně přiděluje GTIN. K vygenerování nového GLN použijeme stejný postup jako k vytvoření GTIN. Pro čísla GLN nelze v nástroji Activate vytvořit vzorový čárový kód.

Activate mohou využívat i společnosti, které jsou v Systému GS1 zapojeny již delší dobu. Tito uživatelé musí nejprve do Activate nahrát celé své dosavadní portfolio označených produktů. K tomu slouží funkce Importovat GTINy přes excelovou importovací šablonu.

S importy uživatelům rádi pomohou pracovníci GS1 Czech Republic (activate@gs1cz.org).