Standardní EDI proniká do nového sektoru! Využít benefity bezpapírové komunikace transakčních dat v odvětví módy a sportovního zboží se nově rozhodla společnost Sportisimo.
Finanční úspora, rychlost přenosu dat, snížení chybovosti, robustnost a vysoká bezpečnost jsou hlavními benefity, které firmy motivují k implementaci elektronické výměny dat. V retailu byly prvními průkopníky obchodní řetězce. EDI zprávy si s nimi začali vyměňovat hlavně dodavatelé potravin. Za nimi opouštěli papírové dokumenty dodavatelé z kategorií nepotravinářského rychloobrátkového zboží. Nepokořenou baštou donedávna zůstával sektor fashion a sportovního vybavení.
Fashion výzva
Identifikace zboží a následné zavádění EDI komunikace totiž v průmyslu módy a sportovního vybavení představuje jistou výzvu. V daném odvětví je velmi náročné udržet čistotu dat. Každá velikost a barva zboží, např. trička, musí být správně označena unikátním kódem GTIN. Obrovské množství variant téhož produktu s sebou přináší vysoké riziko chybné identifikace. Daný fakt znesnadňuje zavedení a správné využití EDI komunikace.
Společnost Sportisimo se rozhodla tuto výzvu přijmout. Řetězec prodejen se zbožím pro všechny sporty a volnočasové aktivity loni oslavil dvacet let na trhu. Úspěšně expanduje ve středoevropském regionu a technické inovace má hluboko ve své DNA: jako první velký kamenný řetězec se sportovním zbožím u nás již v roce 2008 spustil e-shop.
V novém centrálním skladu
Největší tuzemský obchodník v dané kategorii se neustále snaží pracovat na zlepšení svého fungování nejen ve vztahu k zákazníkům, ale také k obchodním partnerům. Ve snaze optimalizovat obchodní komunikaci s dodavateli implementoval elektronické objednávky, faktury a dodací listy.
Postupné zavádění EDI komunikace předcházelo rozsáhlému projektu nového vysoce automatizovaného centrálního skladu. Hlavními důvody pro tento přelomový krok byly aktuální trendy a požadavky v logistice, kladoucí vysoké nároky na flexibilitu a efektivitu intralogistických procesů. Tuto tendenci umocnila pandemická situace a významný růst objemu e-commerce se všemi dopady do logistiky.
Partner management
Nutnost standardizace jako podmínky pro využití automatizace v připravovaném skladu spolu s rostoucím počtem dodavatelů a vyměňovaných dokladů vedla společnost Sportisimo k oslovení EDI providera EDITEL.
Sportisimo si pronajalo sklad v Contera Parku Ostrava D1 o ploše přes 90 000 m2. Tato transakce znamenala rekord na trhu průmyslových realit v roce 2020. Některé části skladu dosahují výšky pěti pater; projektu dominuje hala s názvem High Bay o světlé výšce 23 metrů. Většina skladových procesů je plně automatizována s využitím technologií, jako tzv. miniload zakladače ASRS (Automated Storage and Retrieval System, systém pro automatické zaskladnění a vyhledávání). „Díky tomuto zařízení sklady fungují zcela automaticky a manipulant pouze čeká na pickovací stanici, kam mu systém dopravuje boxy nebo kartony,“
Aliaksei Siparau, ředitel logistiky ve Sportisimu
Požadavkem bylo rychlé a hladké zapojení co možná nejvíce obchodních partnerů do elektronické komunikace. „Klient se rozhodl využít službu Partner Management určenou pro společnosti komunikující s větším počtem partnerů,“ vysvětluje Věra Sipajdová, sales manager společnosti EDITEL.
Program představuje soubor koordinovaných činností ke zvýšení počtu komunikujících obchodních partnerů a maximalizaci objemu realizovaných elektronických transakcí. „Součástí první fáze projektu byl sběr údajů o dodavatelích a jejich připravenosti pro EDI komunikaci. Kompletaci dat zajistili naši konzultanti vyškolení společností EDITEL. Následně byli dodavatelé rozděleni do skupin podle stavu připravenosti a EDITEL zahájil analýzu údajů a návrh nejvhodnějšího řešení pro konkrétní společnosti,“ vysvětluje Kateřina Švandová, manažerka kontinuálního zlepšování ve společnosti Sportisimo.
Dodavatelům byly poskytnuty popisy zpráv a informace o společnosti Sportisimo z pohledu EDI komunikace. Těmi jsou především primární a sekundární GLN kódy – data nezbytná pro úspěšný start elektronické výměny dat.
Jaká byla spolupráce se zahraničními dodavateli? Podle Kateřiny Švandové jsou evropští partneři ve využívání EDI na podobně vyspělé úrovni. „Pokud dosud tímto způsobem nekomunikují, obvykle jsou alespoň registrovaní v Systému GS1 a o EDI mají základní představu.“
Konzultace pro zahraniční dodavatele
U dodavatelů z Asie je povědomí o EDI v podstatě nulové.
„S každým individuálně procházíme podmínky pro zahájení EDI komunikace. Začínáme tím, že vysvětlujeme, kdo je organizace GS1, proč je nutné se ve své zemi registrovat, co je GLN, proč je potřeba pro EDI komunikaci atd.“ Jakmile je dodavatel u příslušné národní organizace GS1 zaregistrován, pokračují konzultanti Sportisima v dalších tématech až k logistické etiketě a tvorbě SSCC kódů.
„S problematikou výběru EDI providerů v tomto regionu nám pomáhají kolegové z EDITELU,“ doplňuje Kateřina Švandová. Díky tomu, že má projekt významnou podporu vedení společnosti, daří se dílčí potíže spojené s implementací řešit bez větších prostojů. „Stejně jako mnoho našich dodavatelů i my musíme provádět úpravy informačního systému tak, aby EDI komunikace probíhala hladce. Příkladem je úprava implementační příručky pro zprávu DESADV na základě požadavků nového skladu,“ uvádí Kateřina Švandová. Následné využití dat z EDI zprávy vyžaduje úpravu ERP systému a integraci do WMS a ve výsledku se jedná o práci na straně EDI providera i uživatele.
Na míru každému partnerovi
Investici do informačního systému z důvodu zavedení plnohodnotné EDI komunikace někteří dodavatelé nevidí jako přínosnou. „Máme samozřejmě také partnery, kde je dodávaný objem zboží malý a počet vyměňovaných dokladů mluví spíše pro řešení pomocí webového EDI. To obvykle není problém pro příjem objednávek a odeslání faktur.“
Potíže mohou nastat při nutnosti vygenerovat SSCC kódy pro jednotlivá balení a vytvořit správnou strukturu balení v samotné zprávě. „V některých případech dodavatelé vytvářejí SSCC kódy na úrovni palet, zatímco my potřebujeme příjem provádět na jednotlivé kartony,“ upozorňuje Kateřina Švandová. Projektový tandem EDI providera a uživatele řeší individuálně připomínky každého dodavatele. Partnery bez EDI komunikace oslovuje EDITEL a na základě jejich potřeb s nimi řeší vhodnou formu EDI. „Pro dodavatele využívající webové EDI připravujeme možnost dávkové tvorby SSCC kódů včetně tisku logistických etiket. S dodavateli nadrozměrného zboží pak detailně procházíme strukturu produktů a možnost značit přímo palety,“ doplňuje manažerka kontinuálního zlepšování ve společnosti Sportisimo.
Oboustranné benefity
Za nejdůležitější považuje fakt, že úsilí věnované zavedení EDI je následně na obou stranách vyváženo úsporou času, kapacit a omezením chyb nejen při vzájemné výměně dokladů, ale i v průběhu samotného příjmu zboží v centrálním skladu.
„Dodavatelé s požadovaným označením kartonů využívající EDI komunikaci budou směrováni na příjmové rampy s výsuvným dopravníkem, který umožní velmi rychlé složení nákladu,“ uvádí manažerka příklad pokročilých procesů, které bylo možné zavést díky EDI. „Momentálně intenzivně pracujeme na zapojení všech našich dodavatelů. Všude tam, kde jsme již byli úspěšní, jsou zmíněné přínosy viditelné.“
Zvýšilo nám přesnost, snížilo chybovost, vylepšili jsme datovou kvalitu, minimalizovali jsme rizika nedodání či nedo stupnost zboží na skladě, zautomatizovali jsme procesy a nastavili automatické párování dokumentů.
Které standardní EDI zprávy aktuálně využíváte?
Pracujeme s objednávkou, dodacím listem a fakturou. Prioritou je pro nás elektronický dodací list, a to včetně uvedení SSCC kódů pro značení jednotlivých logistických jednotek. Dodací list spolu s odpovídajícím kódem na etiketě je základním předpokladem využití automatizace v novém skladu.
O jakých dalších elektronických zprávách uvažujete?
V plánu je zpráva PRICAT – katalog zboží a cen, který je důležitý pro automatické zavedení nebo aktualizaci údajů o produktech do našeho systému. Využití zprávy nám umožní vyhnout se lidským chybám při vzájemném sdílení dat o zboží. Omezíme vznik duplicitních položek nebo produktů s nesprávnými kmenovými daty, které následně komplikují příjem zboží do WMS. Opravy dat znamenají prodlevu v zaslání zboží zákazníkům a jsou často časově náročné. Do budoucna uvažujeme o zprávách, které jsou reakcí na již využívané zprávy. Potvrzení objednávky (ORDRSP) bychom využili pro rychlou zpětnou vazbu o vykrytí jednotlivých objednaných položek; potvrzení příjmu zboží (RECADV) pro oznámení o skutečně přijatém zboží.
Jak vám pomáhají standardy GS1?
Využití standardů GS1 je zcela zásadní pro identifikaci dodavatele v EDI komunikaci, jedinečnou identifikaci zásilek a usnadnění třídění skenovaných dat. U každého dodavatele kontrolujeme vzorek logistické etikety, správnost SSCC kódu a použitý datový nosič. Na logistických etiketách se totiž někdy nacházejí nestandardní čárové kódy navíc. My však potřebujeme dekódovat nosiče s aplikačními identifikátory podle standardu GS1.
