Problém neproduktivní činnosti zbytečně zatěžující zdravotníky byl nejmarkantnější na chirurgických odděleních. Manuální doplňování zdravotnických prostředků bylo nejen časově náročné, ale také náchylné k lidským chybám.
Po každé operaci sestry ručně objednávaly spotřebovaný materiál a implantáty. Duplicita objednaných produktů nebyla výjimkou. Jindy nebyly chybějící položky objednány vůbec, případně docházelo k objednání nesprávných prostředků. Absence požadovaného zdravotnického materiálu následně vedly k odložení plánovaného zákroku. Přitom nebylo možné zpětně dohledat, u kterého pacienta byl použit konkrétní prostředek. Manažerům nemocnice navíc chyběl nástroj pro přesné sledování nákladů na operace.
Automatizované doplňování zásob
Odstranění těchto nedostatků přinesla až implementace automatizovaného procesu doplňování skladových zásob na bázi čárových kódů GS1. Řešení zajistilo jasný přehled o tocích zdravotnického materiálu. Navazující systém pro vysledovatelnost implantátů ke konkrétním pacientům byl postupně rozšířen na všechna chirurgická oddělení univerzitní nemocnice v Aalborgu, kde pilot probíhal. Tamní oddělení kardiologie a ortopedie zavedlo systém pro automatizované objednávání zásob s využitím identifikátorů GTIN zakódovaných ve 2D kódech GS1 DataMatrix umístěných na obalech zdravotnických prostředků a implantátů. Relativně nenáročný projekt nemocnice zvládla vlastními silami; vyžádal si přibližně 200 hodin vývoje jejích IT pracovníků. Proces automatizovaného doplnění zásob se spustí načtením GS1 DataMatrixu z obalu použitého zdravotnického prostředku přímo na operačním sále. Pokud spotřeba konkrétního produktu klesne pod definovanou hranici, informační systém danou položku automaticky objedná.
Příjem a zaskladnění produktů se tak konečně obejde bez papírových dokumentů. Řízený sklad poskytuje plný přehled o stavu zásob, jejich pohybu a především o datech exspirace. Likvidace nespotřebovaného materiálu s prošlou exspirací se tak stala minulostí. Díky snížení množství prostředků vázaných v zásobách a odstranění ztrát oddělení kardiologie uspořilo během prvního roku pilotního provozu 34 000 eur.
