Zpracování osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

I. Základní ustanovení

1. Správcem osobních údajů podle čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR”) je zájmové sdružení GS1 Czech Republic, IČ: 60433591, se sídlem Na Pankráci 30, 140 00 Praha 4, zapsáno ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spis.zn. L 58574 (dále jen „správce“).
2. Totožnost a kontaktní údaje správce jsou:

Název:      GS1 Czech Republic

Sídlo:        Na Pankráci 30, 140 00 Praha 4

E-mail:      info@gs1cz.org

Telefon:   +420 227 031 261

3. Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
4. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

II. Účel zpracování osobních údajů

1. Zapojení do Systému GS1

Zapojení do Systému GS1 je realizováno na základě smluvního vztahu s klientem, převážně  v postavení právnické osoby, přičemž dochází ke zpracování osobních údajů osob zastupujících klienta související s plněním uzavřených smluv.

O těchto osobách zpracováváme identifikační a kontaktní údaje, přihlašovací údaje, a vzájemnou komunikaci. Tyto údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné k plnění smlouvy s klientem a zpracování je založeno na společném oprávněném zájmu klienta a našeho sdružení na poskytování sjednaných služeb.

Účelem zpracování osobních údajů je zapojení klienta do Systému GS1, přidělení identifikačního čísla, výkon práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi klientem a správcem, technické zajištění fungování uživatelského rozhraní pro hlášení tržeb na webu správce (vedení uživatelského účtu) a další smluvní závazky.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje správce tyto údaje:

Identifikační a kontaktní údaje

• název a identifikace firmy, jméno a příjmení, pracovní pozice, e-mailovou adresu, poštovní adresu, telefonní číslo
• Údaje o službách
• Nezbytnou komunikaci mezi klientem a správcem
• Přihlašovací údaje do uživatelského rozhraní pro hlášení tržeb

2. Poskytování školení

Správce v rámci svých služeb poskytuje školení nejen svým klientům, kteří jsou zapojeni do Systému  GS1, ale i dalším zájemcům z řad veřejnosti.

Osobní údaje, které se poskytují správci při objednávání školení jsou zpracovávány výlučně za účelem plnění smlouvy, tedy za účelem zprostředkování služby.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje správce tyto údaje:

Identifikační a kontaktní údaje

• název a identifikaci firmy, jméno a příjmení, pracovní pozice, e-mailovou adresu, telefonní číslo

Po realizaci školení mohou být účastníci školení požádáni o zpětnou vazbu zaslanou na jejich emailovou adresu.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje správce tyto údaje:

Identifikační a kontaktní údaje

• název a identifikaci firmy, jméno a příjmení, pracovní pozice, e-mailovou adresu, telefonní číslo

3. HelpDesk

Na našich internetových stránkách je zřízen pro vaši potřebu HelpDesk jehož účelem je zodpovědět váš dotaz či vám pomoci s problémem v oblasti našich služeb. Pokud nám vyplníte kontaktní formulář v sekci HelpDesk nebo využijete cestu telefonního hovoru, budeme informace o vašem kontaktu zpracovávat pouze za účelem návazné komunikace s vámi.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje správce tyto údaje:

Identifikační a kontaktní údaje

• Název a identifikaci firmy, jméno a příjmení, pracovní pozice, e-mailová adresa či telefonní číslo.

Nezbytnou komunikaci mezi vámi a správcem.

4. Plnění zákonných povinností v rámci účetní a daňové agendy

Účetní doklady, údaje o vašich platbách a další informace vyžadované zákonem zpracováváme pro splnění našich zákonných povinností, tj. čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

5. Zasílání obchodních sdělení

Naše klienty ve zdravé periodicitě kontaktujeme s nabídkou dalších služeb nebo s pozvánkou na některou z našich akcí, případně s aktuálními novinkami v oboru. K této činnosti nás opravňuje smluvní vztah s našimi klienty jehož nedílnou součástí je i povinnost správce informovat o novinkách v Systému GS1.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje správce tyto údaje:

Identifikační a kontaktní údaje

• Název a identifikace společnosti, jméno a příjmení, pracovní pozice, e-mailová adresa, telefonní číslo

6. Nábor zaměstnanců

Pokud se chcete stát členem našeho týmu a zašlete nám váš životopis, budeme zpracovávat vaše osobní údaje na základě zákonného důvodu dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tj. jednání se subjektem údajů o budoucí pracovní smlouvě.

Účelem zpracování osobních údajů je výběr vhodného uchazeče o zaměstnaní a následné uzavření pracovní smlouvy. Osobní údaje neúspěšných uchazečů jsou po ukončení náboru neprodleně zlikvidovány.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje správce tyto údaje:

Identifikační a kontaktní údaje

• jméno a příjmení, datum narození, e-mailová adresa, poštovní adresa, telefonní číslo

Kvalifikační údaje

• údaje o dosaženém vzdělání, certifikace, osvědčení, dovednosti, pracovní zkušenosti

Nezbytnou komunikaci mezi vámi a správcem

III. Doba uchovávání údajů

1. Správce uchovává osobní údaje:

• po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi vámi a správcem a k uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (po dobu 3 let od ukončení smluvního vztahu).
• po dobu 1 roku u osobních údajů zpracovávaných za účelem zodpovězení vašeho dotazu v rámci Helpdesku.
• po dobu stanovenou příslušnými zákony v případě, kdy plníme naše zákonné povinnosti, v případě vedení účetnictví může tato doba dosáhnout až 10 let.
• do odvolání souhlasu subjektem údajů u zpracování osobních údajů založeného na základě souhlasu subjektu údajů, maximálně však po dobu 5 let od udělení souhlasu.

2. Po uplynutí doby uchovávání osobních údajů správce osobní údaje vymaže.

IV. Předávání osobních údajů

1. Vaše osobní údaje uchováváme v soukromí a maximálním bezpečí. Pro zajištění kvalitních služeb však využíváme služeb našich partnerů v oblasti hostingových služeb (provoz webových stránek), komunikačních služeb (email, interní komunikační aplikace), IT správy a účetních služeb. Naši partneři mohou mít v souvislosti s poskytováním služeb přístup k některým vašim osobním údajům, avšak pouze v nezbytném rozsahu.
2. Bezpečí vašich osobních údajů je u našich partnerů a subdodavatelů zajištěno prostřednictvím jejich smluvních závazků.

3. V zákonem předvídaných případech můžeme být povinni předat některé údaje orgánům státní právy zejména na úseku finanční správy.

V. Vaše práva

Pokud si přejete uplatnit některé z níže uvedených práv, kontaktujte nás s vaší odůvodněnou žádostí prostřednictvím některého z níže uvedených kontaktů.

1. Právo na přístup k osobním údajům

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte na základě vaší žádosti právo na poskytnutí informací a na poskytnutí kopie vašich zpracovávaných osobních údajů.

2. Právo na opravu

Pokud se domníváte, že osobní údaje, které zpracováváme jsou nepřesné, neaktuální nebo jinak nesprávné, kontaktujte nás a my je opravíme.

3. Právo na omezení zpracování

Máte právo na omezení zpracování pokud:

- osobní údaje, které zpracováváme jsou nepřesné,

- zpracování je nezákonné,

- osobní údaje již nejsou potřeba, ale vy je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právního

nároku,

- jste podali námitku proti zpracování.

Po dobu omezení budou vaše osobní údaje u nás pouze uloženy a nebudou s nimi prováděny žádné operace bez vašeho souhlasu. Omezení zpracování trvá po dobu, po kterou trvá některá z výše uvedených situací. O případném ukončení omezení budete informováni.

4. Právo na výmaz

Pokud již osobní údaje nejsou nezbytné k zajištění stanoveného účelu, nebo odvoláte souhlas s jejich zpracováním, na vaši žádost tyto osobní údaje vymažeme. V některých případech je však vaše právo omezeno. Například osobní údaje, které zpracováváme na základě našich zákonných povinností nelze vymazat před uplynutím zákonem stanovených archivačních lhůt. Nebo v případě osobních údajů souvisejících s poskytováním služeb nelze tyto vymazat před uplynutím lhůt k případnému uplatnění souvisejících nároků (náhrada škody, reklamace atd.).

5. Právo podat námitku

Proti zpracování založeném na základě oprávněného zájmu a pro přímý marketing můžete podat odůvodněnou námitku. Oprávněnost námitky bude posouzena a o rozhodnutí budete vyrozuměni prostřednictvím vámi zvoleného kontaktu.

6. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

V případě zpracování osobních údajů na základě vašeho souhlasu, můžete tento souhlas kdykoli odvolat. Pokud si tak přejete učinit, kontaktujte nás se svojí žádostí prostřednictvím našich kontaktů uvedených níže.

7. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování včetně profilování

Automatizované rozhodování včetně profilování v rámci naší činnosti nevyužíváme.

8. Právo podat stížnost k dozorovému orgánu

Pokud máte pocit, že s vašimi osobními údaji není nakládáno podle zákona, máte možnost se obrátit na příslušný dozorový orgán v místě vašeho bydliště, místa, kde pracujete, nebo místa, kde došlo k porušení Vašich práv. Vždy se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika.

VI. Soubory cookies

1. Webové stránky správce využívají soubory cookies. Cookies jsou malé textové soubory, které jsou vkládány na pevný disk návštěvníka stránek. Soubory cookies se mohou používat například k uložení předvoleb a nastavení návštěvníka, pomoci s přihlášením, poskytnutí cílených reklam a analýze provozu stránky.

Na našich webových stránkách používáme cookies k zajištění jejich řádného fungování, zejména pro uchovávání informací vložených do formulářů. Dále používáme cookies pro analýzu používání stránek zejména v rámci agregovaných analytických dat o návštěvnosti našich webových stránek a chování uživatelů. Tato data jsou anonymizována.

Správce využívá cookies následujících stran:

• Google Adwords: anonymní údaje o používání eshopu, optimalizace kampaní

Ukládání cookies do vašeho počítače můžete nastavit v rámci vašeho prohlížeče a toto nastavení představuje souhlas s tím, zda soubory cookies můžeme do vašeho počítače uložit. Pro více informací se můžete podívat na tyto stránky o cookies: https://cs.wikipedia.org/wiki/HTTP_cookie, www.aboutcookies.org nebo www.allaboutcookies.org.

Jak nastavit cookies v nejběžnějších prohlížečích můžete najít na níže uvedených stránkách:

• Google Chrome
• Microsoft Edge
• Mozilla Firefox
• Microsoft Internet Explorer
• Opera
• Apple Safari

Nastavení dalších prohlížečů lze zpravidla najít na internetových stránkách jejich výrobců.

VII. Podmínky zabezpečení osobních údajů

1. Ochrana osobních údajů je pro Správce velmi důležitá, a proto jsou plně zabezpečeny proti zneužití.
2. 2. Správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.
3. Správce prohlašuje, že k osobním údajům mají přístup pouze jím pověřené osoby.

VIII. Závěrečná ustanovení

1. 1. Správce je oprávněn tyto podmínky změnit. Novou verzi zásad ochrany osobních údajů zveřejní na svých internetových stránkách a zároveň vám zašle novou verzi těchto podmínek na vaši e-mailovou adresu, kterou jste správci poskytl/a.
2. V případě jakýchkoli dotazů nebo pokud si přejete se na nás obrátit v souvislosti s některým ze svých práv můžete využít některý z následujících kontaktů:

Pošta: Na Pankráci 30, 140 00 Praha 4

E-mail: info@gs1cz.org

Telefon: +420 227 031 261

3. Na vaši žádost, která se bude týkat uplatnění vašich práv, budeme reagovat bez zbytečného odkladu ve lhůtě 1 měsíce od obdržení žádosti. Komunikaci budeme provádět způsobem, který budete preferovat vy.

Tyto zásady nabývají účinnosti dnem 25. 5. 2018.