Každý, kdo vystavuje fakturu, chce mít uhrazené své doklady za zboží nebo služby včas a hlavně správně. A to bez ohledu na to, zda fakturuje papírově nebo elektronicky. Z benefitů elektronické fakturace těží stále více firem. Proto si zopakujme, jaký je správný postup při zpracování elektronické faktury.
V EDI komunikaci existuje několik variant přenosu. V tomto článku se budeme věnovat využití formátu GS1 EANCOM®, protože v retailu a logistice je stále nejpoužívanějším EDI formátem. Elektronická faktura, zpráva INVOIC, je jednou z nejfrekventovanějších EDI zpráv nejen v retailu. Tato zpráva pomáhá podnikatelům napříč různými sektory.
Správnou implementací elektronické fakturace uživatelé získají mnoho výhod:
- Finanční úspora – přechod na elektronickou fakturaci přináší úspory nákladů na zasílání papírových dokladů a administrativu potřebnou k jejich manuálnímu zpracování.
- Úspora času – zavedením elektronické faktury INVOIC se čas spojený se zasíláním a zpracováním faktur zkracuje ze dnů na hodiny a minuty.
- Snížení chybovosti – díky elektronizaci a snížení vlivu lidského faktoru uživatelé zamezí vzniku chyb spojených s přepisováním dat.
- Zvýšení konkurenceschopnosti – zprůhlednění datových toků, lepší řízení procesů a další využití elektronicky sdílených dat jsou zárukou vysoké operativnosti firem.
- Garance dodržování daňových předpisů – každá standardní elektronická zpráva, a zejména faktura, je realizována v souladu se všemi daňovými náležitostmi.
- Vysoká míra bezpečnosti – přenos elektronické faktury je sám o sobě velmi bezpečný. Elektronickou zprávu lze opatřit elektronickým podpisem. Certifikát pro elektronický podpis je možné získat u akreditovaných certifikačních autorit.
Výhod a úspor při zavedení standardní elektronické fakturace je celá řada. Dalším plusem je možnost dohlížet na elektronickou zprávu INVOIC prostřednictvím kontrolních zpráv AUTACK, APERAK nebo COMDIS.
Kontrolní zprávy EDI
Pomocí těchto kontrolních zpráv mohou obě strany sledovat přenos a aktuální stav např. elektronické objednávky, faktury nebo dodacího listu. U elektronické faktury se využívá hned několik druhů kontrolních zpráv.
AUTACK – kontrola elektronického podpisu
Pokud faktura obsahuje elektronický podpis, zprávou AUTACK dává odběratel dodavateli informaci o tom, že podpis dokladu byl ověřen veřejným klíčem identifikujícím výstavce faktury, a tím byl dodavatel ověřen a faktura míří k dalšímu zpracování.
APERAK – potvrzení o přijetí zprávy aplikací
Tzv. dvoustavová zpráva, jejímž prostřednictvím dodavatel obdrží od odběratele informaci, zda byla faktura přijata či odmítnuta aplikací, tj. informačním systémem při jejím prvotním načtení.
COMDIS – obchodní námitka
Jedná se o třístavovou zprávu, kterou odběratel dodavatele informuje o tom, že zpráva byla přijata, odmítnuta, příp. podmínečně přijata. K podmínečnému přijetí faktury dochází např. v případě, že odběratel má ve svém informačním systému chybně uvedenou cenu výrobku (typicky na počátku letákové akce).
Poté, co odběratel opraví chybu ve svém informačním systému, postoupí faktura k dalšímu schválení a dodavatel dostává informaci o následném zpracování dokladu. Výhodou tohoto postupu je okamžité odhalení chyby, její oprava a automatické zpracování dokladu. Není tedy nutné, aby dodavatel zasílal příslušnou fakturu znovu. Pozor! V tomto konkrétním případě se jedná o opravu ceny v informačním systému odběratele, nikoli ve zprávě samotné. Do obsahu zaslané elektronické zprávy zasahovat nelze.
Využívání kontrolních zpráv můžeme jen doporučit. Uživatelům umožňují včas reagovat na pří-
padné chyby ve zprávě INVOIC a okamžitě zjednat nápravu včetně přeposlání opravného dokladu.
Opravné doklady a jak na ně
Pro situaci, kdy je třeba vystavit opravný daňový doklad, neexistuje žádná speciální EDI zpráva. Stále se pracuje se zprávou INVOIC, v jejímž záhlaví je prostor pro specifikaci typu, resp. druhu dokumentu.
V závislosti na výběru konkrétního kódu je možno automaticky definovat funkci daného elektronického dokumentu v procesu výměny dat. Použitím kódu 381 je dokument zpracován jako opravný daňový doklad – dobropis, použitím kódu 383 jako vrubopis.
Možnost dokonalejšího zpracování zprávy INVOIC
Díky potenciálu, který nám subset zprávy INVOIC nabízí, je k dispozici rozsáhlá nabídka dalších druhů dokladů, které lze využívat po vzájemné dohodě obou partnerů a dosáhnout tak preciznější specifikace. Pro tyto účely je možno využít například následující kódy:
83 = finanční dobropis
84 = finanční vrubopis
325 = proforma faktura
384 = opravný daňový doklad
385 = konsolidovaná faktura
262 = konsolidovaný dobropis
386 = zálohová faktura
389 = self billed faktura
261 = self billed dobropis
393 = factoring
Soulad s legislativou
Elektronická výměna dat zabezpečuje plynulou náhradu papírových dokumentů elektronickými. Přitom musí splňovat právní (daňové) náležitosti konvenčního papírového dokumentu. Zopakujme si zákony, o které se EDI komunikace opírá:
- Zákon o DPH
- Zákon o účetnictví
- Zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce