Strmé navýšení efektivity díky identifikaci zdravotnických prostředků

Napsal/a Lenka Martínková, manažerka pro sektor zdravotnictví, GS1 Czech Republic, 15. 07. 2022. Kategorie: Číslo 60 (říjen 2021), BarCodes a identifikace, Případové studie, Vysledovatelnost, Zdravotnictví a farmacie

Čárové kódy GS1 uvolnily ruce kvalifikovanému personálu nemocnice Lovisenberg v Norsku. S automatizovanými procesy ve skladovém hospodářství chirurgického oddělení mohou zdravotníci věnovat více času péči o pacienty.

Management norské nemocnice Lovisenberg potřeboval zefektivnit zásobování zdravotnickými prostředky. Proto navázal spolupráci s GS1 Norway a technologickým partnerem APX Systems ve vývoji a implementaci řešení pro sledovatelnost na bázi standardů GS1. Zavedený systém zautomatizoval procesy objednávání, doplňování a stahování produktů z oběhu.

Manuální práce bez přidané hodnoty

Vysoce kvalifikovaný personál oddělení chirurgie a sterilizace trávil významnou část pracovní doby časově náročnými administrativními úkony. Jednalo se zejména o manipulaci se zdravotnickými prostředky, třídění a balení nástrojů (tzv. setování – příprava chirurgických sad). Každodenní doplňování a objednávání implantátů a ostatních zdravotnických prostředků po operacích zabíralo další neúměrné množství času. Zaměstnanci porovnávali objednávky s dodacími listy a dodanými položkami. Zabývali se evidencí po příjmu i vychystáváním, přičemž všechny tyto procesy s sebou vždy nesou vysoké riziko chybovosti.

Úkol: maximální dostupnost zdravotnických prostředků

Oddělení implantační chirurgie pracuje s velkým množstvím typů zdravotnických prostředků, komponent a nástrojů o mnoha konfiguracích. „Je důležité, aby na oddělení byl okamžitě doplněn veškerý materiál použitý při chirurgickém zákroku. Všechny potřebné zdravotnické prostředky pro budoucí plánované operace musejí být vždy k dispozici,“ říká Marit Glende Johnsenová, vedoucí oddělení chirurgie a sterilizace nemocnice Lovisenberg. „Aby byl sklad schopen dodávat operačním sálům požadovaný materiál ve správný čas a ve správném množství, rozhodli jsme se optimalizovat naše skladové hospodářství a systém objednávání. Současně jsme usilovali o snížení prostředků vázaných v zásobách a o co možná nejlepší využití skladovacích prostor.“

Zavedení standardů GS1

Projektový tým navrhl použití GS1 identifikačního klíče pro značení vratných položek – Globálního identifikátoru vratného majetku (GRAI) pro sledování jednotlivých sít (kontejnerů) s chirurgickými nástroji v rámci oddělení chirurgie a sterilizace. Skenováním GRAI mohou zaměstnanci shromažďovat data během procesu dekontaminace a sterilizace chirurgických nástrojů.

Ostatní vybavení je jedinečně identifikováno pomocí GTIN kódovaného (spolu s číslem šarže, sériovým číslem a datem exspirace) v lineárních čárových kódech GS1-128 nebo 2D kódech GS1 DataMatrix. Naskenováním informací z kódu na sterilních chirurgických nástrojích, implantátech a spotřebním materiálu na operačních sálech se údaje nahrávají do elektronického zdravotního záznamu pacienta, norského registru artroplastiky a jiných registrů.

Kontrola bezpečnosti použití prostředku

Při načtení kódu ze zdravotního prostředku dochází k automatickému ověření data exspirace. Informace o položkách použitých na operačních sálech se použijí při vytváření nové objednávky. Vygenerovanou objednávku systém odešle příslušným dodavatelům. Zdravotnický personál nyní snadno sleduje proces objednávání a ví, kdy očekávat dodávky zásob. Manažeři mohou delegovat mnoho úkolů na jiné zaměstnance, protože jejich plnění se již obejde bez vysoce kvalifikovaného a vyškoleného zdravotnického pracovníka. Automatická evidence dat o použitých prostředcích v elektronických záznamech pacienta a národním registru implantátů zdravotníkům přináší další benefity: údaje ke statistickému využití a podklady pro klinické studie a vylepšování operačních postupů.

Zkrácení doby zaškolení zaměstnanců z jednoho roku na tři měsíce
Zajištění sledovatelnosti v celém dodavatelském řetězci – od výrobce po pacienta
Zkrácení doby strávené manuálním objednáváním zdravotnických prostředků ze dvou hodin na několik minut denně, a to při zvýšení kvality procesu
Zkrácení času potřebného na dohledání pacientů v případě stažení zdravotnického prostředku z několika dní na několik minut

Výhody použití čárových kódů GS1

Plná sledovatelnost díky standardu GS1

Použití nosičů GS1-128 nebo GS1 DataMatrix na zdravotnických prostředcích, komponentách a nástrojích ve spojení s novým systémem řízeného skladu (WMS) splnilo náročné požadavky na zefektivnění provozu. Implementace přispěla ke zkrácení času potřebného k proškolení zaměstnanců. Řešení současně splňuje požadavky na sledovatelnost, které jsou vyžadovány v nových předpisech EU o zdravotnických prostředcích.

Strmé navýšení efektivity díky identifikaci zdravotnických prostředků