Interview: Petr Beran, MBOS director, Albert Česká republika

Jak řešení naplnilo vaše očekávání?

Všichni se učíme, začátky nebyly jednoduché a nacházeli jsme určitá úskalí či potřeby pro změnu. O tom je každý nový proces, který začíná a nemá prošlapanou cestu. Po oslovení dodavatelů a několika webinářích jsme začali uskutečňovat konkrétní propojení dodavatel – odběratel v rámci produktových dat. Za podpory IT kolegů a providerů jsme si připravili interní školení kolegů z businessu a začali jsme sdílet první pozitivní reakce. Následně se začaly množit požadavky na rollout a rychlejší nastavení GDSN. To byl impuls, který jsme potřebovali – mít jistotu, že má smysl dělat změny a prošlapat cestu i pro ostatní. Řešení má globální využití. Proto platí, že čím více dodavatelů a odběratelů se zapojí, tím více možností řešení poskytuje. Také větší kvalitu dat! V Albertu bylo očekávání zcela naplněno. Máme jistotu o korektnosti procesu, již jej využíváme. Není tajemství, že již řešíme i produktové fotografie a budoucí možnosti nastavení, které by pomohly rozšířit využití i pro ostatní sortiment.

Objevily se nějaké neočekávané benefity?

Zde se asi budu opakovat, ale je potřeba, aby to zaznělo. Kvalita dat, nastavené kontrolní mechanismy, spolehlivost přenosu dat a následné nastavení v systémech odběratele, kde nezasahuje lidský faktor při přenosu dat. Rychlost, tolik důležitá v současném retailu, který je velmi dynamický a pracuje s neustálými změnami sortimentu, složení výrobků a obalového materiálu. Proti tomu narůstají požadavky na větší množství informací; to vše není možno provádět zastaralou metodou. I pro reportovací potřeby bylo nezbytně nutné se posunout dopředu a optimalizovat tento administrativní proces. Naše komerční oddělení kladně hodnotí ovládací mechanismy a srozumitelnost procesu.

Jak náročné bylo napojení GDSN na vaše systémy?

Záleželo na kvalitě projektu, připravenosti týmu v rámci jeho profesionálních znalostí a dovedností.

Bylo to hodně o komunikaci a vysvětlování stávajícího procesu. Také o vzájemném respektu a porozumění, protože tým tvořili zástupci z různých oddělení. Pokud to mohu trochu odlehčit, komunikace nás smrtelníků s IT kolegy je někdy náročná. Kolegové používají pro nás uživatele zcela cizí jazyk a některá jejich vysvětlení nám nejsou jasná. Museli jsme jít do detailu a dát na stůl potřeby systému a požadavky businessu s možností dalšího vývoje. Nelehký úkol, který se postupně začal zhmotňovat. Hlavní cíl byl kladen na 100% spolehlivost a moderní způsob ovládání, tzn. v uživatelském pojetí poskytnout uživatelům bezva „apku“ s možností notifikace na změny dat a ostatní vychytávky. To se povedlo, stálo to úsilí, ale vyplatilo se. Máme řešení využitelné i v daleké budoucnosti. To byl cíl: dlouhodobé řešení.

Jaké kategorie zboží již přes GDSN listujete a které se chystáte spustit?

Rozhodli jsme se začít od nepotravinářského zboží – kosmetiky, hygienických výrobků, drogerie. Pracovat vždy pouze s produkty, u kterých to dává smysl – např. noviny a časopisy zde nemáme. Jaké bylo pro nás překvapení, když se ozvali i dodavatelé potravin, že jsou připravení a mají chuť také používat GDSN! V kategorii suchých potravin jsme začali spolupracovat i s několika dodavateli, kteří již toto řešení měli, znali dané prostředí a v rámci několika dnů jsme byli schopni využívat v produkčním prostředí digitální výměnu kmenových dat produktu. To byl velký posun dopředu. Nyní se zaměřujeme na legislativní požadavky v oblasti informací o produktu a vyjasnění specifických atributů pro čerstvé potraviny. Naším úkolem je nastavit GDSN pro sdílení dat u všech druhů potravin, nejen suchého sortimentu a nápojů, ale i u čerstvých potravin. Ty mají svoje specifika, která je nutno dodržet. Ve všech případech se budeme držet zásady, že benefity musí být z dlouhodobého hlediska zajištěny jak pro odběratele, tak pro dodavatele. Nestavíme proces jen pro Albert. Vyvíjíme jej pro lokální uplatnění s globálním přesahem, abychom jej mohli využívat pro evropské či mimoevropské obchodování.

Co byste poradil dalším obchodníkům, kteří o GDSN uvažují?

Osobně bych řekl: Je to bezva, bude se vám to líbit! Je potřeba o tom diskutovat a hledat neustále podněty k vývoji, ke zdokonalování. Vzkázal bych jim: Nebojte se změny, a počítejte s tím, že to není za den dva hotové. Je potřeba tomu věnovat čas a porozumět potřebám daného systému. Dodavatelů bych se zeptal: Kolik máte dnes odběratelů, kolik různých formulářů vyplňujete? GDSN je cesta ke sjednocení a zjednodušení. Obě strany budou používat stejné řešení, v tom vnímám hlavní výhodu. V rámci společných diskusí hovoříme o stejném řešení a umíme najít shodu v případě potřeby tento proces obohatit. Již aktuální pojetí, či lépe nastavení nám umožňuje najít a použít konkrétní údaj. Hovoříme o stovkách údajů, které jsou již k dispozici. Tak proč to nevyužít, když to existuje a je to spolehlivé a po nastavení jednoduché k ovládání. Je to benefit v administrativních procesech.

Jaká je na GDSN a katalog SYNFONY odezva u vašich kolegů v Albertu?

Otevřeně řeknu, že toho jsme se obávali, jelikož pro komerční oddělení nejsou administrativní procesy zcela populární. Ale přišlo velké překvapení. Od počátků, kdy se zejména komerční asistentky seznamovaly s novým pojetím výměny kmenových dat, jsme dostávali pozitivní reakce. Naslouchali jsme jejich požadavkům a cílem bylo ve všech případech, kdy to bude možné a smysluplné, vyhovět. Jde o klíčové uživatele a systém, aplikace jim musí sedět. Tato procesní změna dopadla pozitivně, nový proces, nová aplikace sklidila slova uznání. Jak jsem již zmínil, rádi bychom přivítali další obchodní partnery, kteří tento moderní způsob budou používat, a to nejen s Albertem.

V polovině 90.let jste se podílel i na startu EDI na našem trhu. Vidíte v projektu GDSN společné rysy?

Určitě, je to něco nového, a tak se to obecně odmítá; chybějí zkušenosti a informace z trhu o použití a možných benefitech. Je to možná okamžitá reakce nás uživatelů, pokud nám někdo předloží požadavek na změnu. Obecně nemáme změny příliš v lásce. Je ale potřeba říci, že EDI přišlo před více než 25 lety, kdy pojem digitalizace a optimalizace s využitím elektronické komunikace či výměny dat byl na začátku. Scházela větší představivost. Nebyly zde ani IT zkušenosti a vše se postupně vyvíjelo.

Pokud se bavíme o začátcích, na webinářích jsme slýchali určité typy otázek, které směřovaly k budoucímu nastavení. Zájem byl od začátku více hmatatelný, prakticky nastal ihned po sdělení, že Albert do této formy výměny kmenových dat jde. Některé dotazy se týkaly již konkrétního nastavení – to ukazuje na vývoj v rámci znalostí a okamžitých reakcí ohledně budoucích výhod. Trend se změnil a naši obchodní partneři více komunikují na téma digitalizace, EDI zpráv a obecně mají chuť investovat do optimalizace svých řešení. To je velmi pozitivní změna oproti minulosti.

I přes dlouhou tradici využívání EDI neusínáte na vavřínech..

Je potřeba se i pochlubit, Albert se dostal v roce 2021 mezi tři nejlepší projekty v kategorii zavedení portálu pro EDI komunikaci s dodavateli. Jedná se o soutěž, kterou zaštiťuje odborný portál EDIZone, a z umístění máme radost.